若者がパソコンを使えない!?伝わるメールの書き方

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「パソコン使えない若者、増加」というニュースがありました。
“スマートフォンの普及が一因で、若い世代にパソコンを使えない人が増えている” という内容の記事です。

IT企業ですら新入社員がパソコンを使えず困っている ケースがあるということですが、私だって入社した時、パソコン触ったことあるくらいで何もできませんでした。
それでも、今では仕事で問題なくパソコンが使えています。

誰だって最初からすべてできるわけじゃないです。

最近はLINEが主流でメールでのやり取りができない若者が多いとのことです。
確かにちょっと前までメールで連絡をしている方が多かったです。でも、私用メールと会社のメールって書き方がそもそも違いますよね?

私は入社してからメールなど文章の書き方で何度も注意されました。
元々、文章書くのが苦手で研修なども受けてようやく伝わる文章がかけるようになりました。

今書いているブログが伝わっているか心配ですが…

  1. 伝わる文章って?
  2. テンプレート化

伝わる文章って?

伝わる文章ってどんなものだと思いますか?
シンプルに完結に書かれている文章です。

伝わらない文章は、ダラダラ文章が書かれていてどこが必要な情報かを探すのが困難です。
最近はブログなど個人が発信できる場が増えて、さまざまな人の書く記事が読めます。

ブログだと、コラムみたいに文章を書いている方もいます。それは小説みたいな読み物として成立しているからいいんです。
でも、会社のメールや資料では、どこが必要な情報かがわからないと、作成者に問い合わせが必要になり時間のロスになります。

じゃあ、どう書いたらいいのか?
テンプレート化してしまえばいいんです。

テンプレート化

テンプレート化って何?

メールを送る時って、下記形式で送っていますよね。
テンプレートというのは、この形式で送るという決まりみたいなもの(雛形)です。

【件名】
 ○○について
【本文】
 宛先様
 内容
 署名

この内容部分ですが、下記の内容を書くと伝わりやすいです。

  • 結論
  • 原因・理由
  • 対応方法

例えば…

結論:トップページにバナーを追加してほしい
原因・理由:●月●日に開催されるイベントに参加するから
対応方法:
・バナーは添付した画像を使用
・■■バナーの上に設置
・リンク先URLはxxxxxxx.html

すみません、例えばの一般的例が考え付かずWEB制作会社とのやりとりでしか使えない内容になってしまいました。
クライアントからこういう風にメールがくればいいのにという希望でもあります。

この内容であれば伝わりませんか?
具体的な設置場所やリンクも書いてあるので再度問い合わせの必要ありません。
また、原因・理由のところでイベントに開催するからバナーを設置してほしいということは、このバナーはイベント開催終わったら不要なんだなということも伝わります。
できのいい制作会社ならイベント終了したら「削除しましょうか」なんて聞いてもらえたりします。

実際にメールとして書くとしたらこんな感じですかね。

【件名】
参加イベントバナー追加の依頼

【本文】
○○株式会社
(□□事業部)
××様

お世話になっております。
△△会社の□□です。

トップページにバナーを追加していただけますでしょうか。

●月●日に開催されるイベントに参加するので、イベント開催されるまで掲載していただきたいです。

バナー画像は添付のものをご使用ください。
リンク先はxxxxxxx.htmlで■■バナーの上に設置できますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

———————————————————
株式会社●●
〒111-1111
住所
名前 (NAME)
HP:xxxxxxx.html
E-mail: xxxxxxx@xxx.com
Tel : 03-1234-5678
———————————————————

私は普段このようなメールの書き方をしています。
厳しい会社なら、この書き方はNGなどあるかもしれませんが、このような書き方で注意されていません。

あくまで私の書き方であって、もっと素晴らしいメールなどの文章を書く方はたくさんいます。
もしメールが伝わらなくてお悩みの場合は、結論/原因・理由/対応方法を書いておけば大体伝わるので参考にしてみてください。
情報不足で伝わらず問い合わせがくる場合もありますが、その場合は問い合わせしていただきましょう。
問い合わせ不可能なほど何を言っているかわからないメールでなければ、相手にそこまで手間をとらせることもないです。

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